Gestion du temps

Le manager de projet est souvent associé à une personne qui est débordé, une personne qui n’a jamais le temps et qui vit dans l’urgence. Certains projets sont plus importants en terme de ressources que d’autre et c’est pourquoi tous les managers de projet ne sont pas tous soumis à la même pression. Il est néanmoins certaines personnes qui s’organisent mieux que d’autre et qui finalement trouverons toujours le temps de répondre ou qui en feront plus que les autres.

Comment font-ils ? Quels sont leurs outils qui font qu’ils soient plus efficaces que les autres ? Voici quelques pistes…

I.                   Du matin ou du soir ?

Vous le savez, il y a les couche-tôt / lève tôt et les couche tard / lève tard. Mais de quelle catégorie êtes-vous ? Une fois que vous savez de laquelle vous êtes, vous saurez à quel moment de la journée vous serez le plus efficace !

Si jamais vous avez un document à envoyer absolument pour un jour donné et qu’il n’est pas finalisé, ceux qui sont efficace le matin ont tout intérêt à venir plus tôt le matin, quand les collègues ne sont pas encore là pour finir le document en question au calme. Au contraire, les personnes efficace le soir, resteront la veille pour terminer ledit document une fois les collègues partis.

Sachez simplement de quel type êtes-vous pour ensuite optimiser au mieux votre temps.

II.                 La to do List

Il n’est rien de pire que de subir la journée dans un management de projet car une fois la journée terminée vous vous rendrez compte que vous n’avez pas fait ce que vous aviez prévu.

Pour éviter ce problème, créez une "to do list" (liste de choses à faire) AVANT d’arriver au bureau, dans le bus, la voiture… Une fois arrivé au bureau, notez la sur papier et priorisez les tâches. Certaines sont particulièrement importantes mais vous ne pourrez la faire que l’après midi, quand le collègue sera disponible, pensez à le prévenir dès le matin ! Vous n’aurez peut-être pas pu le voir si vous ne l’aviez pas prévenu d’où l’utilité de la To Do list (pensez à utiliser les rappels des calendriers électroniques).

Commencer la journée en ayant une liste de chose à faire est la meilleure façon de pouvoir avancer sans subir la journée. Bien sur, vous aurez des urgences à gérer mais avant qu’elles arrivent, vous aurez déjà surement fait un certain nombre de choses que VOUS aurez jugées prioritaires.

III.              L’heure en or

Tous les managers ou presque vous le diront, « J’ai pas le temps de faire ce que je veux ! ». Les journées sont longues et il faut non pas être passif de son temps mais actif de lui. Il est particulièrement efficace de finalement dire à tout le monde « Je ne veux pas être dérangé de 13h à 14h » (ou tout autre heure) et de fermer la porte de son bureau pour terminer la to do list de la journée.

Faire cela évite d’être constamment dérangé, et responsabilise votre équipe tout en vous crédibilisant. En effet, celui qui a une question ira chercher la réponse par lui-même ou trouvera un autre moyen d’y parvenir, il sera donc plus autonome. Cette pratique n’est pas évidente à mettre en œuvre mais c’est pourtant une de clefs de la gestion du temps.

IV.              Les emails

Combien sommes-nous à toujours vérifier nos emails toutes les 10 minutes ? Puis une fois un email arrivé, nous lui répondu dans la minute !

L’instantanéité des emails favorise leurs échanges mais c’est aussi très chronophage. Pourquoi ne pas traiter les emails toutes heures ou 3 fois par jour (le matin, le midi et en fin d’après-midi) ? Le fait de traiter les emails comme une tâche à part entière et non pas comme de multiples petites tâches en feront une activité moins chronophage et vous serez plus efficace à les traiter (classer et répondre).

Et c’est sans parler de la perte d’attention du sujet que vous traitiez avant l’arrivé impromptu de l’email que vous avez lu et auquel vous avez répondu !

Et vous, quels sont les méthodes que vous utiliser quotidiennement pour être efficace ?

J.M.