Email ou téléphone ?

Au cours de chaque projet, il y a beaucoup d’emails échangés avec le client, les fournisseurs... Il y a des appels téléphoniques des uns et des autres. Comment s’y retrouver ? Comment savoir quel type de moyen de communication utiliser ?

I.                   Les emails

Les emails sont le moyen de correspondance le plus répandu avec la conversation téléphonique. On est reçoit vite 30 par jour, alors il devient primordiale de savoir les gérer !

Dans un premier temps, si jamais vous avez plusieurs projets en cours dont vous vous occupez, créer un dossier distinct pour chaque projet dans votre boite de réception. Une fois lu, vous pourrez ainsi les déplacer dans le projet correspondant, vous gagnerez ainsi un temps précieux si jamais vous avez besoin de rechercher un email.

Deuxième point, soignez particulièrement l’objet de l’email sans en mettre des tonnes. Voici une règle simple mais qui permet d’un simple coup d’œil de quoi va traiter l’email.

Exemple. Demande d’un devis pour le fournisseur Test sur le projet 1234 de l’entreprise LOCAJEUX.

                               Objet de l’email : 1234-LOCAJEUX-TEST-14-05-10-Demande de devis

Ainsi, on identifie le projet, qui demande (LOCAJEUX) à quel interlocuteur (TEST) quand la demande a été réalisée (14-05-10), et quelle est la nature de la demande. La réponse du client sera donc « Test-LOCAJEUX » car ce sont eux qui nous ont écrit. Si c’est laborieux, il est aussi tout à fait envisageable d’incrémenter l’objet du mail avec des chiffres à la fin pour avoir l’historique. Mais il faudra absolument classer le mail dans le projet avec un sous dossier fournisseur au nom de TEST.

Troisième point, posez-vous toujours la question s’il est nécessaire de mettre tout le monde en copie ! Plus vous mettez de personne en copie et plus il est possible que certain prendrons part à la discussion et vous vous retrouverez noyé sous l’afflux. Bien sur, mettez les personnes nécessaires mais pas forcement la secrétaire qui finalement n’y a pas d’intérêt.

Dernier point, il peut être intéressant de pouvoir lire certains échanges sur papier. Imprimez donc les emails qui vous seront utiles et classez-les dans un classeur adéquat (fournisseur, client, prestataire…) de manière à pouvoir le retrouver facilement.

Note : afin de savoir s’ils ont été lus, vous pouvez utiliser la fonction « Confirmation de lecture ».

II.                 La conversation téléphonique

Contrairement à l’email, le téléphone ne laisse aucune trace et malheureusement il est possible d’oublier un peu le contenu des échanges. Il est donc primordial de faire un compte rendu de ce qui a été dit de manière simple.

Il suffit pour cela de mettre le numéro du projet, la date, écrire conversation téléphonique et les interlocuteurs puis la teneur de la conversation tout cela de manière manuscrite. Ce papier sera alors classé dans un classeur qui convient. Il est mieux de classer cette feuille dans l’onglet client plutôt que de faire un classeur conversation téléphonique, c’est plus simple pour le suivi.

Si la conversation est importante, elle fera l’objet d’un email, ainsi il y aura une trace des actions à faire.

III.              Quand utiliser l’email ou la conversation téléphonique ?

L’avantage du mail c’est qu’il laisse une trace mais il peut finalement demander beaucoup de temps car la boite de réception peut regorger d’emails ! L’avantage du téléphone c’est que ça va parfois plus vite, mais il n’y pas de trace et par conséquent pas toujours d’action.

Pour un premier contact, l’email est une bonne chose. Il pose des bases simples et permet aussi de s’affranchir de la langue si ce n’est pas la langue maternelle qui devra être écrite.

Si au cours du projet, une personne ne répond pas aux emails, il ne faut pas hésiter à l’appeler. Il ne faut pas rester passif. L’appeler permettra de savoir ce qu’il se passe et aussi de créer un lien social que ne permet pas l’email car trop « froid ».

Parfois, un « coup de fil » met fin à l’inondation de mails et permet de résoudre, ou tout au moins de mieux comprendre, une situation. Vous en saurez toujours plus par téléphone que par email.

En résumé, le mail complète le téléphone. Il faut donc utiliser ces deux outils en connaissance des avantages et inconvénients de chacun d’eux.

                                                                                                                                                                                            J.M.